Bestillerkompetanse kan brytes ned i flere elementer. For å forstå hva vi må ta hensyn til når vi bestiller nytt utstyr, riktig rådgiver eller en tjeneste fram mot et ferdig produkt, må vi innom de fleste av dem.
Hvorfor er vi i bestillermodus? Har vi et udekket behov?
Starten på de fleste bestillinger handler enten om en frustrasjon vi vil ordne opp i, eller om en idé vi vil ha realisert. Kanskje driver vi en mindre bedrift og kjenner på at lønnsomheten kunne vært bedre og kundene flere?
Eller kanskje kundene er der, men vi begynner å nå taket på egen leveringskapasitet? Forsvinner lønnsomheten i tungvinte administrative rutiner og dobbeltarbeid?
Vet vi selv hva vi trenger? Finnes det flere veier til Rom?
Ett tiltak for å skaffe flere kunder, kan være å oppdatere egen nettside og/eller starte nettbutikk, en annen mulighet er å ansette noen som skal ha sitt hovedfokus på salg, en tredje er å investere i kampanjeaktiviteter, alene eller sammen med andre i samme situasjon. Noe må i hvert fall gjøres.
Det engelske uttrykket «jump to conclusions» beskriver den høyst menneskelige tilbøyeligheten vi har til å hoppe rett fra problem til løsning, uten å ta oss tid til å analysere. Hva handler denne situasjonen egentlig om? Hvilke ressurser har vi til rådighet, og hva har vi erfart tidligere at fungerer? Hva er annerledes nå?
Hva gjør andre som ligger litt foran oss i løypa? Finnes det ferdig utviklede verktøy og systemer som vi kan dra nytte av? Hvem kan vi spørre for å sette oss inn i ulike muligheter? Kan vi stole på leverandørene, eller er de bare opptatt av å mele sin egen kake? Hvor kan vi kvalitetssikre den informasjonen de gir oss?
Hvor detaljerte er vi i bestillingen?
En detaljert bestilling handler både om å være tydelig på hvilke behov vi vil ha dekket og hva vi ønsker å oppnå, men også om hva vi har å bruke på denne anskaffelsen og spesifikke funksjoner vi vil ha med i leveransen.
Hvis vi ikke gjør denne jobben, risiker vi å oppleve det samme som 19åringen som stolt skulle kjøpe sin første seng. Da den litt senere ble levert på døra, sto hun der med selve senga og en madrass, mens sengebunnen manglet. Ingen hadde fortalt henne at den var et tilvalg som måtte kjøpes separat. Selv trodde hun at den var et naturlig tilbehør som kom sammen med senga. Som førstegangskjøper manglet hun den bestillerkompetansen.
Tar vi avsjekk på at den vi bestiller fra, har forstått behovet?
«Budskapet skal ikke bare ut, det skal inn også.» Uttrykket er hentet fra et kurs i presentasjonsteknikk, men kunne like gjerne vært fra et kurs i utvikling av bestillerkompetanse.
Som kjøper har vi faktisk et ansvar for å sjekke at bestillingen er forstått, og at den som leverer, virkelig tar inn hvilke behov denne leveransen skal dekke, for eksempel at vi skal oppnå økt trafikk og flere bestillinger via egen hjemmeside, eller at tjenesten skal tas i bruk på et spesielt tidspunkt.
Ingen tar sjansen på å bestille ei bryllupskake uten å forsikre seg om at bakeren kan faget sitt, og leverer ei kake som både ser fristende ut og samtidig smaker godt. Den må være god både på utsiden og innsiden. Dessuten må bakeren være leveringsdyktig på den datoen det gjelder. Denne bevisstheten må vi ha med oss når vi skal bestille varer og tjenester i yrkeslivet også. Det vi bestiller skal ha et tillitsvekkende design, innholdet skal fungere etter hensikten og bli levert på rett tidspunkt.
Rådgiverens rolle
Som rådgivere har vi erfaring fra begge sider av forhandlingsbordet, vi har bistått og representert både kjøper og selger i ulike sammenhenger.
Vår viktigste rolle, og den vi oftest er i, handler om å hjelpe kjøper i analysefasen før bestilling, gjennom å stille spørsmål og utfordre tidlige løsningsforslag. Finnes det flere muligheter, der dere får mer igjen for hver krone? Eksempel:
«Ja jeg forstår problemet. Dere begynner å nå taket når det gjelder lagerkapasitet, og vil bygge nytt. Når ryddet dere sist grundig i lageret? Og hvordan fungerer logistikken der i dag?»
Denne samtalen er hentet fra virkeligheten, og resulterte i at kunde investerte i et nytt hyllesystem i stedet for å bruke penger på nytt lager, og opplevde at lagringskapasiteten økte med 30%.
Andre ganger kan den ekstra investeringen være akkurat det som får forretningen til å skyte fart. Dette finner vi ut av sammen ved å ta oss tid til å analysere både behov og mulighetsrom.
LES OGSÅ: Innsikt eller magefølelse som foretrukket arbeidsform?
